Virtuaalitapahtumat – Viisi näkökulmaa niiden merkityksellisyydestä juuri nyt

Tarve kohtaamisille on ihmisille ja yrityksille olemassaolon muuttumaton perustarve. Tämä tarve on vain kasvanut eristyksen myötä ja erityisesti yritysten tarve kohdata asiakkaitaan ja sitouttaa työntekijöitään on nyt entistä suurempi.

Virtuaalitapahtumissa on lyhyesti sanottuna kyse dialogista. Kahdensuuntaisesta kommunikaatiosta yritykselle tärkeiden ihmisten – työntekijöiden, kumppanien, asiakkaiden, kuluttajien, suuren yleisön tai median kanssa.

Ja jotta dialogia syntyisi eikä viestejä tulkittaisi väärin, on aito ja rehellinen viestintä ihmiseltä ihmiselle nyt vaikuttavinta. Kommunikaatio on noussut tärkeimmäksi keinoksi hallita muutosta. Ja yritykset, jotka onnistuvat muutoksen keskellä viestimään selkeästi omasta merkityksestään, pärjäävät paremmin nyt sekä tulevaisuudessa.

Siksi halusimme koota sinulle listan vinkkejä ja näkökulmia, miten pitää yllä dialogia sekä kommunikoida yrityksellesi tärkeiden ihmisten kanssa virtuaalisten kohtaamisten avulla.

 1. Vahvista arvojasi  – ennen kuin se on liian myöhäistä

 Arvot määrittelevät yrityksen, ja yrityksen teot määrittelevät sen todelliset arvot. Kun koronatilanne normalisoituu, nähdään yrityksissä se, miten arvoja on eletty. Ovatko poikkeusajan teot vahvistaneet arvoja, kulttuuria ja työnantajamielikuvaa, vai onko lähtijöitä enemmän kuin tulijoita?

 Arvoja vahvistat tekojen lisäksi kaksisuuntainen kommunikaatio ja inhimillinen kohtaaminen.

Välimatkoista ja etäisyyksistä huolimatta dialogia ja kohtaamisia voi toteuttaa virtuaalisesti. Satsaamalla aitoon ja rehelliseen sisältöön, egoista riisuttuihin johdon puheenvuoroihin ja alustaan, joka mahdollistaa kaksisuuntaisen keskustelun yhdessä ja ryhmissä, vahvistetaan yhteenkuuluvaisuuden tunnetta ja kulttuuria.

 Virtuaalitapahtumassa yrityksen arvot ja kulttuurin saa nostettua ehkä jopa perinteistä tapahtumaa vahvemmin esille, koska toteutusta sekä sisältöjä voi suunnitella televisio-ohjelman keinoin. Ammattijuontajan ja -esiintyjien luomat tunteet ja yhdessä koettu viihde, musiikkielämykset ja huumori vahvistavat kaikki yhteenkuuluvaisuuden tunnetta, jota visuaalisuus tehostaa. Yrityksen johdon rehelliset, teeskentelemättömät ja arvoja heijastavat puheenvuorot vahvistavat viestiä. Tästä syntyy tunne yhteenkuuluvaisuudesta – meidän arvoistamme.

2. Eristyksessä etsitään uusia tapoja tuntea yhteisöllisyyttä

 Työkaverit, joiden kanssa olet tottunut viettämään suurimman osan valveillaoloajastasi, eivät olekaan enää keskustelu- tai huikkausetäisyydellä. Uudenlaista kollektiivista tsemppihenkeä syntyy omaehtoisesti, mutta sitä kannattaa myös tukea.

 Älä peru nyt kesäjuhlia, vaan mietti, miten ne voisi järjestää virtuaalisesti – yhteisöllisyyttä ja yhteenkuuluvaisuutta vahvistaen. Kesäjuhlathan voisi toteuttaa vaikka useamman virtuaalikohtaamisen elämyksenä. Kokonaisuuden voisi startata keväällä yhteisillä virtuaalisilla after workeillä, joissa lanseerataan teema ja yhteinen etäaktiviteetti, esim. luovuutta ja persoonallisuutta heijastava askartelu- tai tuunaustehtävä kotoa löytyvistä materiaaleista – kuten muovipusseista tai vaatekuteista virkatut korallit.

 Kesällä itse virtuaalinen kesäjuhla kokoaisi kaikki työntekijät trooppisissa tunnelmissa juhlahetken äärelle. Kaksisuuntaisen videoyhteyden avulla osallistujat näkisivät kollegoiden parhaimpia tuunaustoteutuksia, kokisivat yhdessä huippuartistin esiintymisen, tanssisivat, ja siemailisivat kaiken lomassa kotiin toimitettuja mocktaileja. Koronaeristyksen jälkeen kesäjuhliin virkatut korallit muodostaisivat kantaaottavan yhteisötaideteoksen yrityksen aulaan – muistona tästä yhdessä koetusta erikoisesta eristyksen ajasta.

3. Puolustusreaktion sijaan kuuntele, keskustele ja innovoi

 Harvard Business Reviewn maaliskuinen artikkeli analysoi sitä, mitä muut maat voisivat oppia kiinalaisten yritysten reagoinnista ja mukautumisesta epidemian aiheuttamaan muutokseen. HBR listasi tärkeimpien oppien joukkoon tulevaisuuteen katsomisen. Ne yritykset, jotka ovat pitäneet katseen nykyhetken lisäksi tulevaisuudessa, sekä ovat proaktiivisesti varautuneet muutoksiin, ovat toipuneet myös nopeimmin. Ohjeena olikin, että elpymissuunnittelu täytyy aloittaa jo nyt, samalla kun reagoidaan poikkeustilanteeseen.

 Jokainen yritys on jo nyt varmasti tasapainottanut ja muokannut tuoteportfoliotaan, mutta uudet asiakastarpeet luovat myös mahdollisuuksia innovaatioille. Kiinan opit osoittavat, että rohkea innovointi uusien mahdollisuuksien ympärillä voisi olla kannattavampaa kuin puolustusreaktio.

 Mistä sitten ideoita innovointiin? Kysy ja kuuntele, mitä asiakkaasi tarvitsevat. Luo entistä helpompia mahdollisuuksia dialogille nykyisten ja uusien asiakkaiden kanssa.  

 Toteuta virtuaalitapahtuma, joka mahdollistaa sekä yhteisen session esimerkiksi uusien ideoiden ja tuotekehityksen beta-versioiden esittelylle, mutta myös kahdenkeskiset keskustelut, kuuntelun ja ajatusten jakamisen yhteisen osuuden jälkeen. Lopputuloksena sekä vahvistat vanhoja asiakassuhteita, luot uusia sekä erityisesti saat laajaa näkemystä siitä mihin suuntaan innovaatioita pitää viedä, jotta ne vastaavat markkinoiden tulevaan tarpeeseen.

 Älä jää miettimään pitäisikö, vaan tee, toimi, kuuntele ja kokeile. Tekijät ja kokeilijat tullaan muistamaan tältä aikakaudelta parhaiten.

4. Työ ja perhe tulevat entistä lähemmäksi – kevätjuhlat koko perheelle?

 Korona, etätyö ja niiden myötä videoneuvottelut ovat vieneet meidät kollegoiden koteihin ja kulissien taakse, missä puhujaa katsotaan ruudun kautta silmästä silmään ja dialogi sekä olemus on välittömämpää. Taustalla saattaa vilahtaa lapsi, koira, puoliso tai gerbiili.

 Oletko miettinyt, miten yrityksesi arvot toteutuvat tässä ihan toisenlaisessa etätyöskentelytilanteessa? Ja nyt kun työ ja perhe ovat limittäin, voisi yritykselläsi olla ainutlaatuinen mahdollisuus sitouttaa sekä työntekijät että heidän perheensä uusilla tavoilla.

 Kuten virtuaalisilla lastenjuhlilla tai verkkokevätjuhlilla. Työntekijäsi – nämä tämän hetken oto-opettajat ja oto-päiväkodinohjaajat lapsineen ovat juhlansa ansainneet. Moni perhe suree jo nyt sitä, että lapsen ensimmäiset kevätjuhlat jää kokematta. Mitä jos ei jäisikään? Virtuaalikevätjuhlissa juontajana voisi olla Roni Back ja esiintyjinä JVG sekä Ellinoora. Kaksisuuntaisen videoyhteyden avulla Roni haastattelisi tämän kevään sankareita: sekä kotikoululaisia että heidän oto-opettajiaan. Juhlan kunniaksi jokainen lapsi saisi kotiinsa postitettuna kevättodistuksen sekä kirjakaupan e-lahjakortin mieleisen kesälukemisen tilaamiseksi. Vanhemmat saisivat tietysti urhoollisuusmitalit sekä ”työtodistukset” uuden, erityisosaamisen kerryttämisestä.

 5. Bränditekojen aika on nyt – mitä merkitystä brändisi voisi luoda?

 Bränditeko on yleisöä ja erityisesti mediaa aidosti kiinnostava teko, joka heijastaa brändin, yrityksen tai yhteisön arvoja. Tämän muutoksen yli tulevat parhaiten selviämään ne yritykset, jotka pystyvät viestimään selkeästi omasta merkityksestään. Selkeään merkityksen viestintään tarvitaan myös erottautuvia tekoja. Siitä bränditeossa on kyse.

 Voisiko bränditeko olla ilmaiset virtuaaliestivaalit? Kyllä! Aikana, jolloin maan parhaat muusikot ja artistit ovat toimettomina ja kuluttajat tylsistyvät kodeissaan, teko olisi merkityksellinen monelle. Ja milloin muulloin yksi brändi olisi voinut saada yhdet festivaalit kokonaan nimensä alle. Virtuaalifestivaalialustoja on jo valmiina, joten festivaalit ovat vain bränditekoa vaille valmiit.

 

 Vahvista ekosysteemiäsi tulevaisuutta varten

 Mitä ikinä tässä muutostilanteessa teetkään, muista huolehtia dialogista ja yhteydestä kumppanien, tavarantoimittajien ja muiden yrityksesi ekosysteemiin kuuluvien jäsenten kanssa. Koronapandemia yllätti meidät äkillisesti, ja yhtä nopeasti saattaa tulla myös tilanteen normalisoituminen. Silloin nopean elpymisen kannalta on tärkeää, että toimittajat tai kumppanit haluavat ohjata resurssejaan ensimmäisenä teille.

Katso miten me Tapauksella reagoimme muuttuvaan tilanteeseen ja vahvistimme dialogia asiakkaiden kanssa oman virtuaalitapahtuman avulla 2.4.2020. Näet koko tallenteen täältä.

Lisätietoa virtuaalitapahtumista ja niiden toteutusmahdollisuuksista saat Hannu Takalalta: hannu.takala@wp-eventyr.demo2.netello.com

Copyright © 2021 Eventyr